Il Facility Manager (precedentemente Hospital Manager) svolge un ruolo di coordinamento e collegamento tra i dipartimenti tecnici, logistici e IT all’interno dell’ospedale, garantendo il rispetto degli standard qualitativi e la corretta applicazione dei protocolli adottati dall’Organizzazione, in collaborazione con il Medical Coordinator e con l’Hospital Director/Country Director.

Implementa e contribuisce allo sviluppo di una politica di gestione ospedaliera che comprende infrastrutture, processi e cultura organizzativa. Si interfaccia funzionalmente con i Desk FOD competenti, ciascuno per la propria area di specializzazione.

Principali compiti e responsabilità del Facility Manager:

• Garantire un’adeguata supervisione e coordinamento di tutte le attività sotto la propria diretta responsabilità, sia ordinarie che straordinarie. Ciò include la pianificazione e il monitoraggio delle attività di manutenzione relative a costruzioni, energia (fonti e distribuzione), HVAC, sistemi idrici e sanitari e relative tipologie di rifiuti, IT, attrezzature e sistemi a supporto della gestione dei rifiuti medici, pericolosi e generici/riciclabili, della catena del freddo, della lavanderia e dei sistemi di generazione e distribuzione dei gas medicali;
• Garantire l’implementazione delle Politiche di Sicurezza stabilite dall’HQ;
• Garantire la redazione, l’aggiornamento e il monitoraggio dei piani d’azione;
• Garantire il rispetto delle normative interne e di quelle dei donatori, con il supporto del Dipartimento Grants e dell’Amministratore sul campo;
• Pianificare nuovi lavori (adattando la struttura ospedaliera a nuovi programmi e/o a cambiamenti nell’orientamento dei programmi in corso);
• Partecipare alla redazione e al monitoraggio del budget relativo alle attività tecniche e logistiche con il supporto dell’Amministrazione sul campo. Quando necessario, il Facility Manager sarà tenuto a presentare al FOD una panoramica del budget per lavori futuri e/o espansioni delle attività;
• Garantire la corretta gestione dei servizi di movimento del personale, l’approvvigionamento di tutti i prodotti tecnici, farmaceutici/biomedicali, materiali e consumabili. Collaborare alla redazione e gestione dei piani di spedizione, interfacciarsi con gli spedizionieri, contribuire alla preparazione della documentazione di trasporto e ai processi di sdoganamento nei progetti;
• Garantire la corretta gestione di tutti i magazzini di progetto nel Paese, sia dal punto di vista strutturale che contabile (ad eccezione della Farmacia ospedaliera). In particolare, il FM è responsabile di garantire lo svolgimento delle seguenti attività:

1. Esecuzione degli inventari, monitoraggio, raccolta e analisi degli indicatori logistici rilevanti e produzione dei relativi report (es. report di magazzino);
2. Attività di gestione del magazzino Italia (stoccaggio e manutenzione dei beni, movimentazione, picking, attività di trasformazione);
3. Gestione delle infrastrutture (incluso l’IT), dei veicoli e delle attrezzature disponibili, e riapprovvigionamento di tutti i materiali necessari per il corretto funzionamento del magazzino;

• Garantire la corretta gestione e manutenzione della flotta di veicoli di EMERGENCY;
• Garantire la creazione e il monitoraggio di un sistema di gestione dei dati (consumi, manutenzione, inventario, ecc.) per le proprie aree di responsabilità;
• Mantenere e sviluppare metodologie, strumenti di valutazione e indicatori qualitativi e quantitativi per la gestione ospedaliera;
• Produrre report sulle attività da condividere con i Desk competenti sullo stato della gestione ospedaliera e formulare proposte tecniche e/o organizzative per migliorarne il funzionamento;
• In collaborazione con il Field HR Manager e i Responsabili di Dipartimento, e con il supporto del dipartimento logistico, il Facility Manager deve:

1. Garantire una corretta gestione del team non medico, partecipando alla definizione degli obiettivi di lavoro e delle priorità;
2. Individuare membri dello staff in grado di assumere ruoli di leadership, al fine di inserirli nell’organigramma, favorirne la formazione e lo sviluppo professionale e garantire l’efficienza a lungo termine della struttura;
3. Individuare il personale chiave del progetto e garantirne la retention, discutendo i singoli casi con il Field HR Manager, il Country Director e l’Area Director;

• Pianificare e supervisionare le risorse, in particolare:

1. Formare in maniera costante il personale e individuare candidati idonei per ruoli di leadership;
2. Valutare periodicamente le performance e fornire feedback per migliorare lo sviluppo del personale e una comunicazione interna efficace;
3. Pianificare e supervisionare i movimenti del personale.

Requisiti

• Laurea in Ingegneria o discipline tecniche affini
• Esperienza superiore ai 5 anni nel ruolo e possibilmente sul campo in contesti umanitari
• Capacità di definire priorità in contesti complessi o emergenziali
• Capacità di coordinamento di team multidisciplinari
• Inglese fluente
• La conoscenza di altre lingue (francese, arabo) è apprezzata